Lotsia ERP

Lotsia ERP: склад – проблемы и решения

Мы продолжаем цикл статей, посвященных системе Lotsia ERP, начатый в одном из предыдущих номеров журнала. Сегодняшняя статья будет посвящена работе склада. О том, какие проблемы возникают в работе склада, почему они возникают, и как они решаются с помощью системы Lotsia ERP.

Склад есть в любой производственной компании. От оптимальной работы этого подразделения зависит очень многое: как работа других подразделений компании, так и имидж фирмы в глазах клиентов, ведь не секрет, что зачастую клиент, прождав на складе два часа может узнать, что товара на складе нет или «не могут найти», хотя у него на руках имеются документы на отгрузку.

И если подобные ситуации происходят внутри компании, при получении материалов по лимитно-заборной карте, то это еще не так страшно. При отгрузке же продукции покупателю такие случаи клиентов не добавляют. Известно немало случаев отказа от сотрудничества по причине неудовлетворительной работы склада. Учитывая весьма острую конкуренцию на рынке, ясно, что борьба за клиента – одно из приоритетных направлений деятельности компании. Но сегодня многие фирмы не могут обеспечить прозрачность информации внутри компании, что может приводить к самым печальным последствиям: никто в компании не знает реальной ситуации по запасам товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ). И радость клиента по поводу оперативной работы отдела продаж по выписке счетов и приему денег перерастает в раздражение, когда выясняется, что заказы перепутаны, сроки сорваны, а его заказ «по ошибке» отгружен кому-то другому.

Подобные ситуации, увы, не так редки и, как правило, причина этого кроется в том, что в компании отсутствует единое информационное поле. Менеджеры работают в одной программе, склад – в другой, снабженцы – в третьей и, в итоге, получается несколько виртуальных складов и один реальный, состояние которого может не соответствовать ни одному виртуальному. Почему возникает такая ситуация? Дело в том, что работа склада весьма нетривиальна, особенно в случае больших объемов, большой номенклатуры или крупномасштабного производства. А информация о состоянии склада, причем оперативная, нужна ВСЕМ без исключения подразделениям компании. И не так много на рынке программных средств, которые в состоянии решить задачи конкретной компании, то есть, с учетом специфики ее работы (особенности производства, специфика товара, нюансы учетных схем). Вот и получается «зоопарк» в учете.

Давайте посмотрим, не претендуя на всеобъемлющий охват,  какая основная информация о состоянии склада требуется различным подразделениям компании. Следует отметить, что в компаниях различной направленности некоторых подразделений может не быть, но в крупных компаниях, как правило, такие структуры есть всегда.

Для бухгалтерии:

  • Отслеживание движения и остатков ТМЦ по ценам закупки и реализации
  • Отслеживание состояния склада по владельцам и поставщикам
  • Отпуск и документальное оформление от соответствующего владельца товарно-материальных ценностей (что может влиять на состав документов и последовательность их оформления) – как правило оформлением занимается не склад, но делаются эти операции на основании данных склада


Для самого склада:

  • Быстро найти товар (материал, заготовку, готовую продукцию)
  • Точно его идентифицировать
  • Проверить возможность отгрузки данного материала согласно лимита
  • Скомплектовать и сверить отгружаемый товар
  • Оперативно оформить отгрузочные документы
  • При необходимости оперативно провести инвентаризацию в различных разрезах
  • Оперативно оприходовать поступивший товар и подготовить его к обороту внутри компании


Для дирекции и аналитиков:

  • Иметь постоянную информацию о складских запасах и движении (в том числе и планируемом) товарно-материальных ценностей в самых различных разрезах, как в количественном, так и в суммовом выражении.


Для отдела снабжения, торговой сети, производства:

  • Иметь информацию по текущему наличию ТМЦ на складе
  • Знать о резервах под производственные и другие нужды (например, потребности розничной сети)
  • Отслеживать сроки и номенклатуру заказанных товаров (товаров в пути)


Удовлетворение подобных потребностей – задача весьма непростая. Проблемы здесь и организационные, и технические, и субъективные. Можно выделить следующие основные:

  • Квалификация персонала – как правило, проблема самая острая, т.к. весьма изящные решения всех ниже перечисленных проблем могут не в состоянии дойти до практической реализации именно по причине недостаточной подготовленности складских работников. Поэтому, предлагая  любое решение по автоматизации, его нужно в первую очередь проверить на «внедряемость». Если такое решение предложено не «практиком», а «программистом», то с большой долей вероятности можно предсказать его бесславный конец или серьезную переработку. Здесь работает девиз: «чем проще, тем лучше». Пусть даже в ущерб удобству и унификации. При разработке функционала Lotsia ERP это утверждение было проверено неоднократно на практике.
  • Оснащенность техникой и оборудованием – тоже больной вопрос для складов. В одних случаях это обусловлено большим количеством территориально-удаленных складов (в основном, для производственных предприятий), что делает автоматизацию весьма дорогим удовольствием (плюс квалификация персонала ставит под сомнение целесообразность всей затеи). В других, существующие системы автоматизации не дают возможность оснастить рабочее место кладовщика современными средствами учета и идентификации товара. Иногда это не позволяет сделать специфика товара, но это единственный случай, когда автоматизировать склад не нужно. В остальных случаях эта проблема должна быть решена, другое дело – как. Решение должно быть эффективным и экономичным. Складской модуль Lotsia ERP позволяет работать как в режиме on-line, так и off-line. При этом данные могут передаваться между источниками информации с любой желаемой периодичностью. Могут применяться как стационарные средства идентификации (сканеры штриховых кодов),  так и  носимые (терминалы сбора данных). Результаты работы сотрудника с терминалом оперативно передаются на рабочее место в систему учета и обратно на терминал.
  • Отсутствие взаимодействия с поставщиками – больная тема для тех организаций, кто имеет часто меняющуюся номенклатуру. Тогда возникает проблема быстрой обработки поступивших ТМЦ. Их надо обработать, ввести в систему учета, в некоторых случаях нанести штриховой код. Lotsia ERP имеет функционал, который существенно облегчает эту задачу работникам склада. Если поставщик предоставляет в электронном формате данные по своей номенклатуре и штриховым кодам (возможно, ценам), то ввод товара в систему можно организовать без участия работника склада. При этом решается ряд сопутствующих проблем: защита от неправильного ввода названия ТМЦ, ошибок перевода, повышается скорость ввода данных, упрощается установка налоговых величин и т.п. Скорость обработки ТМЦ у некоторых наших клиентов повышалась в разы, поскольку приемщики занимались теми функциями, которыми они и должны заниматься: контроль и учет ТМЦ. Если для этого используется терминал сбора данных, то приемка ТМЦ осуществляется прямо на месте, что еще больше увеличивает скорость обработки.
  • Наличие большого количества поставщиков. Проблемы на складе возникают, когда эти поставщики поставляют одни и те же ТМЦ. Наименования у различных поставщиков вполне могут отличаться. В Lotsia ERP можно вести учет ТМЦ как по внутреннему (для обращения внутри компании и взаимодействия с клиентами), так и по наименованию поставщика, соответственно для взаимодействия с поставщиком. При этом система позволяет вести прайс-листы поставщиков, для контроля цен, сроков поставки и другой информации. Прием же одинакового товара происходит партиями, то есть, для бухгалтерии такой товар четко разделен.
  • Документальное оформление и учет большой товарно-материальной номенклатуры от различных юридических лиц. Эта проблема порождена применением на необъятных просторах нашей Родины самых разнообразных схем хозяйствования. Достаточно распространенной практикой является наличие на одном физическом складе ТМЦ, принадлежащих различным юридическим лицам. При этом для производственных предприятий количество таких владельцев ТМЦ может быть достаточно велико. Возникает проблема прозрачности учета. С одной стороны, нужды производства диктуют необходимость видеть весь склад, с другой, бухгалтерский учет предполагает различные процедуры оформления при перемещении «своих» и «чужих» ТМЦ. Lotsia ERP обладает функционалом, который позволяет гибко решить проблему движения и учета ТМЦ между складами различных юридических лиц с формированием необходимых комплектов документации, которые являются документами-основаниями для бухгалтерии.
  • Отсутствие удобных механизмов проверки соответствия отгрузки по факту и большого количества ТМЦ в документах. При больших товаропотоках проблема пересортицы занимает заметное место. Во избежание пересортицы крайне желательно иметь возможность убедиться в соответствии реальной отгрузки и документов. Для этого в системе имеется несколько функций. Во-первых, это механизм упаковочных листов, который позволяет комплектовать большие накладные отгрузочными местами. Причем в этом процессе одновременно могут принимать участие несколько человек. Во-вторых, если ТМЦ снабжены средствами идентификации по штрих-кодам, то возможно непосредственное формирование документа с терминала сбора данных. Например, кладовщик может загрузить накладную в терминал и отгружать ее с помощью терминала – расхождения сразу будут видны. Возможен и обратный процесс, когда происходит пересчет ТМЦ и затем его результаты передаются в систему с дальнейшим формированием накладной. Никакой ручной работы! Таким образом, пересортица может произойти только в том случае, если на ТМЦ перепутаны штриховые коды, что, впрочем, тоже частенько происходит, но это уже технологическая проблема.
  • Отсутствие удобных средств автоматизированной идентификации товара. Необходимость таких средств (в данной статье речь идет о штриховых кодах) при большом потоке ТМЦ сомнений не вызывает. Если товар или материал возможно оштриховать, то делать это необходимо: затраты на кодирование окупаются сторицей. Кажущаяся потеря времени на обработку товара на приеме (и то, если нет штрих-кода поставщика) оборачивается многократной экономией на всех этапах передачи, реализации, возврата и резким уменьшением пересортицы. Пример работы крупных розничных сетей наглядно демонстрирует преимущества такого подхода. Lotsia ERP располагает всем необходимым набором средств для ведения сквозной идентификации в масштабах организации. Кроме ранее упоминавшихся сканеров штрих-кода и терминалов сбора данных, система поддерживает работу с принтерами штриховых этикеток и имеет ряд функций по потоковой организации наклейки этикеток.
  • Возможность оперативной инвентаризации в различных разрезах. Есть много организаций, которые не проводят реальную инвентаризацию по много лет. Причина в том, что никто не в состоянии ее провести имеющимися средствами. Поэтому делают отписки для бухгалтерии. Между тем, по нашему опыту, после внедрения складского модуля Lotsia ERP инвентаризация становится обязательным и весьма частым мероприятием. Причин две: сжатые сроки проведения инвентаризации в системе и полное соответствие документов системы компьютерному наличию на складе, то есть, система стопроцентно подтверждает складское наличие документами-основаниями.  Это дает возможность опираться на данные системы при «разборе полетов». Функционал системы позволяет делать инвентаризацию по складам, товарным группам и другим разрезам, что позволяет гибко планировать график проверки.

Формат статьи не позволяет охватить все проблемы склада и способы их решения. Как уже было сказано ранее, мы рассмотрели лишь наиболее важные из них. Резюмируя вышеизложенное, хотелось бы отметить, что основным преимуществом рассматриваемой системы является то, что это не отдельная программная оболочка, а составная часть единого программного комплекса управления предприятием. И деятельность склада является абсолютно прозрачной для всех других подразделений компании, естественно, в рамках предоставленных полномочий. Причем речь идет и о бухгалтерском, и об управленческом учете. А, значит, и об аналитике. Поэтому ситуации, описанные в начале данной статьи, абсолютно исключены.

С такой системой удобно работать персоналу, данные прозрачны для руководства, и, если необходимо, то и для клиентов. Можно, например, использовать систему для организации интернет-магазина или закрытой системы заказов через Интернет.


Продолжение следует…

Популярные теги

SolidWorks контроль наличия товара АО «ГСПИ» архив ППР Берингов пролив потребность в материалах швейная ромышленность учёт договоров SQL demo Раменское приборостроительное конструкторское бюро автоматизация проектных организаций управление договорами скидки АСУ ремонта и эксплуатации оборудования календарное планирование upgrade Раменский приборостроительный завод PLM-конференция Microsoft CALS фискальные регистраторы инвентаризация управление проектной документацией цеховое планирование SMTP консультации Twitter PartyAPI TDM управление проектами управление предприятием реинжиниринг бизнес-процессов LS Flow розничная торговля отгрузка АСУ ERP Lotsia PLM заявка производству Сибжелдорпроект конкурентные лицензии нефтегазовая отрасль Авиационный IT-форум России опыт применения Аркада технологии Международный День без Бумаги наценки