Решения

Управление договорами

Система Lotsia PDM PLUS (PartY PLUS) позволяет организовать управление договорами, ведущимися на предприятии, а также автоматизировать весь офисный документооборот предприятия.

Договор представляет собой некоторую сущность, которой сопоставляется информационный объект базы данных, описываемый набором атрибутов. Такой набор атрибутов позволяет классифицировать договора по различным признакам и производить их поиск в базе данных. Договору может соответствовать электронный образ бумажного документа. В этом случае он хранится в электронном архиве и описывается тем же набором атрибутов, что и информационный объект договора. Доступ пользователей к договору и его электронному образу может регламентироваться.

Перечень основных атрибутов примерно одинаков для всех типов договоров. Например, «Дата договора», «Срок окончания», «Предмет договора», «Контрагент» и т.д. Такие, наиболее общие, атрибуты лежат в основе структуры настройки по управлению договорами. Система Lotsia PDM PLUS, имея гибкий механизм настройки структуры базы данных, позволяет расширять перечень необходимых атрибутов для описания договоров с учетом сложившейся специфики конкретного предприятия.

Интеграция Lotsia PDM PLUS с OpenOfficeСистема классификации договоров может разрабатываться каждым предприятием самостоятельно и изменяться, в зависимости от потребностей своих пользователей.

Процесс заключения договоров может несколько различаться, в зависимости от того, кто является инициатором договора – само предприятие или его контрагент. В первую очередь может различаться перечень задач, решаемых на начальной стадии работы с новым договором. Далее, могут существовать различия в механизме нумерации договоров, в зависимости от того, какая сторона договора выступает его инициатором. Как правило, пропуски в номерах договоров допускаются, но если нет – то это необходимо учитывать при разработке схемы создания договоров в системе.

Создание информационного объекта договора производится с помощью специально настроенного пользовательского действия «Создание договора». Форма действия требует от пользователя выбора из списков минимума информации:

  • внешний или внутренний номер договора;
  • предмет договора.


Форму можно дополнить полями ввода любой другой информации, в зависимости от ее наличия в момент создания договора исполнителем.

Выбрав внутренний или внешний номер договора, пользователь, тем самым, запускает (или игнорирует) ту или иную процедуру расчета номера договора. После ввода указанной информации происходит создание договора, включение его в папку договоров и открытие окна созданного договора. В этом окне, используя удобные экранные формы, пользователь может ввести большее количество информации по договору. Например, информацию о контрагенте договора, сумме и т.д., если эта информация на данном этапе уже известна.

Как уже упоминалось, информационному объекту договора может соответствовать и, как правило, соответствует электронный образ документа договора, помещаемый в защищенный электронный архив. Этот документ, вместе с информационным объектом, является необходимым условием для инициации потока задач по визированию и подписанию договора.

При переходе процесса от одного исполнителя другому производятся автоматические действия, зависящие от выбора пользователя. Так, например, пользователь может завизировать договор или выдать замечания. В первом случае информационному объекту договора будет автоматически присвоен соответствующий атрибут с соответствующим значением. Во втором случае, производится формирование замечаний, возврат договора его разработчику и удаление всех предыдущих виз. После этого договор должен пройти повторное визирование. Повторим, что такой маршрут не является универсальным и может быть адаптирован конкретным предприятием к собственной схеме документооборота.

Запуск процесса визирования и подписания договора производится по объекту «Договор» выбором работы «Договор». Выделенный объект автоматически присоединяется к стартовой задаче работы.

После заключения договора, если требуется оповещать о датах исполнения обязательств по договору можно запустить работу «Оповещение». Здесь, в форме стартовой задачи указывается регулярность оповещения (разовое, ежемесячное, ежеквартальное или ежегодное) и необходимые данные для расчета дат оповещения (дата оповещения, номер месяца, номер дня месяца). Следует также указать, для какого адресата запускается оповещение. Оповещение можно запускать как для текущего, так и для другого пользователя. Текст оповещения будет служить текстом сообщения при наступлении события оповещении. В поле «Оповещать до» указывается дата, после которой оповещение следует прекратить. Этой датой может быть, например, дата окончания срока договора.

После получения оповещения пользователю следует произвести действия согласно тексту оповещения. Если пользователь откроет форму оповещения, ему будет предложено нажать кнопку «Отмена», поскольку никаких ответных действий от него не требуется.

Работы «Договор» и «Оповещение» не связаны между собой и, кроме того, на их вход не передаются параметры самого информационного объекта договора. Оповещение может быть запущено не только по договору, но для других целей. При необходимости, эти работы могут быть связаны между собой и с атрибутами объектов. Работа по оповещению может сопровождаться выполнением автоматических или интерактивных действий при наступлении события оповещения. Так, например, при наступлении срока платежа по договору, возможен запуск действия по генерации служебной записки на оплату.

Популярные теги